Die Dokumentation der Glasmalerei erfolgt immer im architektonischen Zusammenhang. Zu jedem Gebäude, das mit seinen Glasmalereien dokumentiert wurde, ist ein analoger und digitaler Ordner angelegt. Dieser enthält die Dokumentation des Gebäudes mit Grundrissaufmaß, Grundrissskizze und -zeichnung, Außen- und Innenfotos des Gebäudes und Fotos seiner Fenster. Ferner Unterlagen aus Pfarrarchiven wie Rechnungsbelege, die die Urheberschaft der Entwerfer und ausführenden Firmen belegen, oder Protokolle aus Kirchenvorstandssitzungen, Auszüge auf Pfarrchroniken, Pfarrbriefe, Zeitungsartikel, weiterführende Literatur u.a. .
Das Archiv Gebäudedokumentation enthält die analogen Gebäudedokumentationen. Zurzeit sind 18 Hängeregisterschränke mit über 10.000 Gebäudeakten gefüllt.